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Grundsätze und Bedingungen für die Elektronische Kommunikation mit dem Landkreis Leer

1. Zugangseröffnung für rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) i.V.m. § 1 Niedersächsisches Verwaltungsverfahrensgesetz (Nds. VwVfG) bzw. nach § 36a Sozialgesetzbuch - Erstes Buch (SGB I). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger oder die Empfängerin hierfür einen Zugang eröffnet.

Der Landkreis Leer eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die elektronische Kommunikation mit dem Landkreis Leer gelten.

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation

  1. Formfreie Vorgänge
    Für Vorgänge und Anfragen, die eine eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorsehen, ist auch eine qualifizierte elektronische Signatur nicht erforderlich.

    Formfreie Vorgänge und Anfragen können weiterhin per E-Mail an die in den Briefköpfen der Kreisverwaltung ausgewiesenen E-Mail-Adressen der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter gesandt werden.

    Für allgemeine Anfragen an die Kreisverwaltung kann darüber hinaus auch folgende zentrale E-Mail-Adresse genutzt werden: info@lkleer.de

  2. Formgebundene Vorgänge
    Vorgänge mit rechtsverbindlichem Charakter können an das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) oder an die De-Mail-Adresse des Landkreises Leer übermittelt werden.

    Eine Übermittlung per einfacher E-Mail ist nicht ausreichend.

    Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise zu den zwei Übermittlungsmöglichkeiten:

    1. EGVP
      Das EGVP nutzt den Standard Online Services Computer Interface (OSCI). Dieser Standard des IT-Planungsrates des Bundes und der Länder gewährleistet die sichere Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragung von Nachrichten. Weitere Informationen zu OSCI finden Sie auf der Internetseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

      Wir empfehlen die Nutzung einer der zugelassenen Drittanwendungen. Unter dem folgenden Link finden Sie Informationen zu den zugelassenen Drittanwendungen.

      Beim ersten Aufruf eines Clients werden Sie nach einem eventuell vorhandenen Postfach gefragt. Sollten Sie noch kein EGVP-Postfach eingerichtet haben, besteht hier die Möglichkeit die Einrichtung eines neuen Postfaches vorzunehmen.

      Auf der Internetseite https://egvp.justiz.de finden Sie allgemeine und nähere Information zum EGVP.

      Wichtiger Hinweis:
      Für die rechtsverbindliche Nutzung des EGVP ist es notwendig, die einzureichenden elektronischen Dokumente und Dateien jeweils einzeln qualifiziert elektronisch zu signieren. Dieser Schritt bildet elektronisch die persönliche Unterschrift ab. Nähere Informationen zur qualifizierten elektronischen Signatur finden Sie auf der Internetseite des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik.

    2. De-Mail
      Alternativ zum EGVP steht Ihnen De-Mail für die rechtsverbindliche Kommunikation mit dem Landkreis Leer zur Verfügung. Die De-Mail-Adresse des Landkreises Leer lautet: info@lkleer.de-mail.de

      Nur die sogenannte absenderbestätigte De-Mail ist ein rechtssicherer Übermittlungsweg. Für den rechtssicheren Versand über eine absenderbestätigte De-Mail müssen die einzureichenden elektronischen Dokumente und Dateien vom Absender nicht qualifiziert elektronisch signiert sein. Hier reicht die einfache elektronische Signatur aus. Eine einfache Signatur können Sie durch die Aufnahme Ihres Namens, z.B. in die Grußformel des Dokumentes vornehmen. Weitere technische Geräte sind hierfür nicht erforderlich.

      Nähere Informationen zu De-Mail und den Diensteanbietern erhalten Sie auf den Internetseiten des De-Mail Informationsportals.

      Wichtiger Hinweis:
      Die Einrichtung einer De-Mail-Adresse bedingt einen vorgeschalteten Registrierungsprozess. Eine rechtlich wirksame Einreichung von elektronischen Dokumenten und Dateien kommt nur mit der absenderbestätigten De-Mail zu Stande. Diese Option ist nicht der Standard und daher ggf. bei jeder Nachricht separat auszuwählen. Bei der absenderbestätigten De-Mail weist der Absender nach, dass er sich sicher am De-Mail-Postfach angemeldet hat. Diese persönliche Anmeldung wird dann dem Empfänger der Nachricht durch den Diensteanbieter bestätigt.

    Der Landkreis Leer behält sich vor, elektronisch eingehende Nachrichten per Briefpost zu beantworten. Die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in den übermittelten Dokumenten wird vorausgesetzt.

3. Dateiformate

Da nicht alle Datei-Formate beim Landkreis Leer bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung derzeit auf folgende Formate beschränkt (andere Formate nur auf Rückfrage):
  • Portable Document Format (.pdf)
  • Microsoft Word (.docx und .doc)
  • Microsoft Excel  (.xlsx und .xls)
  • Microsoft PowerPoint (.pptx und .ppt)
  • Grafikformat (.jpg/jpeg)
  • LibreOffice / OpenOffice Textverarbeitung  (.odt)
  • LibreOffice / OpenOffice Tabellenkalkulation (.ods)
  • LibreOffice / OpenOffice Präsentation (.odp)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • nur Text-Formate (.txt)
Die Gesamtgröße der Anhänge darf 10 MB nicht überschreiten.

Gepackte Dateien mit Endungen wie zum Beispiel ZIP oder RAR sind wie auch Dateien mit der Endung EXE von der Übermittlung ausgeschlossen. Dateien mit aktiven Inhalten wie z. B. Makros sind nicht zulässig. Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Kreisverwaltung.

Kontakt

Kreisverwaltung
Bergmannstraße 37
26789 Leer (Ostfriesland)
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Telefon: 0491 926-0 (Zentrale)
Fax: 0491 926-1388 (Zentrale)
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